Pdf-metadata bewerken

Hoe je dit gebruikt Pdf-metadata bewerken

1. Laad je pdf-bestand.
2. Bekijk welke metadata erin zitten.
3. Pas ze aan of verwijder ze en download het bestand.

Wat er in een pdf zit

Aanzienlijk meer dan wat er in het document te zien is.

De auteursnaam is het meest voorkomende geval: wie vanuit Word exporteert, krijgt de gebruikersnaam uit het besturingssysteem ingevuld, en dat is vaak de echte naam of een bedrijfsafkorting.

De titel is net zo verraderlijk, omdat daar vaak de oude bestandsnaam in staat. "Offerte_KlantB_versie3_definitief" zegt nogal wat over het proces erachter.

En het programma verraadt de gebruikte software en de versie, wat bij een sollicitatie of een offerte niemand aangaat.

Daar komen bij sommige bestanden nog XMP-metadata bij, die dezelfde informatie in een tweede, parallel formaat bevatten. Een tool die er maar één wist, laat de andere staan.

Metadata wissen is geen lakken

Een belangrijk onderscheid, want hier zit een ernstige en veelgemaakte fout.

Metadata verwijderen haalt de inhoud van het bestand niet weg. Wie tekst met een zwarte balk heeft afgedekt, heeft die niet verwijderd: de tekst staat er nog onder en is te selecteren en te kopiëren.

Dat is een van de meest voorkomende fouten bij het anonimiseren van documenten, en het heeft in Nederland tot bekende incidenten geleid met stukken die openbaar werden gemaakt en waarin de "gelakte" passages gewoon leesbaar bleken.

Bij verzoeken op grond van de Wet open overheid is dit een terugkerend risico, omdat er onder tijdsdruk veel documenten tegelijk worden verwerkt.

Echt lakken betekent dat de inhoud uit het bestand moet, niet alleen afgedekt. Daar is een functie voor nodig die het object verwijdert, en daarna een controle.

Evenmin in de metadata zitten: ingesloten afbeeldingen met hun eigen EXIF-gegevens, eerdere versies in incrementeel opgeslagen bestanden, en opmerkingen en annotaties.

Als een document echt schoon moet zijn, is het vaak het veiligst om het opnieuw te maken — bijvoorbeeld als afbeeldings-pdf zonder tekstlaag — in plaats van het bestaande op te schonen.

Privacy en praktijk

Wanneer dit echt belangrijk wordt.

Metadata kunnen persoonsgegevens bevatten. Publiceer je een pdf of geef je hem aan een derde, dan geef je die gegevens mee zonder het te merken.

Voor overheden is dat extra relevant: bij publicatie op een website of bij het openbaar maken van documenten zijn metadata een klassiek blinde vlek, en de Autoriteit Persoonsgegevens heeft daar aandacht voor.

In een organisatie loont een simpele regel: metadata opschonen voordat er iets naar buiten gaat. Veel documentmanagementsystemen kunnen dat automatisch.

Het is relevant bij sollicitaties, bij offertes aan meerdere klanten, bij contracten en bij alles wat op een website komt.

En een kanttekening de andere kant op: bij gearchiveerde documenten zijn metadata juist waardevol, en de PDF/A-standaard voor duurzame bewaring voorziet er uitdrukkelijk in. Niet elk wissen is winst.

Je bestand blijft op je apparaat: de bewerking gebeurt volledig in de browser, en dat is bij juist deze gevoelige documenten het punt.

Veelgestelde vragen